Услуги архивного хранения документов

Архивная деятельность подразумевает не только хранение бумаг, но и определенные виды работы с ними. Например, независимо от того, в какой именно архив вы собираетесь впоследствии поместить документы, нужно сначала провести их архивную обработку.

Однако в этой статье мы разберемся, какие бывают услуги архивного хранения документов и какие архивы существуют.

Архив на предприятии

По закону каждая компания должна иметь архив. Некоторые документы могут храниться в нем всего несколько лет, другие — несколько десятилетий, третьи должны быть в целостности даже в том случае, если компания уже прекратила свое существование.

Самый распространенный вариант — когда предприятие создает архив прямо у себя. Для этого обычно выделяют специальное помещение, особым образом оборудуют его, а затем помещают туда бумаги.

Все работы при желании и должной подготовке можно выполнить самостоятельно. Но многие решают обратиться к специалистам, чтобы они провели архивную обработку, уничтожили дела, которые нет необходимости хранить и помогли организовать архив в вашем офисе.

Профессиональное хранилище

Чуть менее популярно, но с каждым годом все более востребовано внеофисное хранение. Для этого компании, оказывающие услуги в данной сфере, строят и оборудуют современные архивохранилища. Это помещения, в которых с помощью систем климат-контроля, охранной и пожарной сигнализации, а также других технологических и интеллектуальных решений, создают оптимальные условия для хранения бумаг.

Компании могут передавать документы в такие хранилища, чтобы они не занимали места в офисе, оставались в идеальном состоянии и таком же идеальном порядке. При необходимости к ним всегда можно получить доступ, чтобы поработать с ними.

Государственные архивы

Большинство компаний впервые сталкиваются с государственными архивами, когда закрываются. При ликвидации (независимо от того, как происходит эта процедура) ряд бумаг нужно передать в государственные фонды. Прежде всего, речь идет о документах, содержащих персональные сведения сотрудников. Эти сведения могут потребоваться им при выходе на пенсию.

Поэтому важно узнать, какие именно бумаги нужно сдавать в государственные архивы, затем правильно подготовить эти документы, сопроводив их пояснительными документами и, наконец, сдать на хранение.

Так как государственные архивы обычно предъявляют очень строгие требования, мало кому удается с первого раза правильно оформить все. Если вы не хотите терять время, вы можете сразу же обратиться к профессионалам за помощью.