Главная
В процессе своей работы каждый хозяйствующий субъект старается отказаться от большого количества бумажных документов. Отличной альтернативой им стала система электронного документооборота. Она раскрывает перед владельцами компаний новые возможности, позволяет повысить эффективность любой деятельности. Задачи внутреннего управления и внешнего взаимодействия будут оперативно и правильно решены.
Характеристики электронного документооборота
Это совокупность современных программ, которые нужны для создания и редактирования документов, разграничения прав доступа к ним, распространения файлов среди сотрудников компании и так далее. Контролировать каждый процесс может только руководитель конкретной организации, доступ третьих лиц к информации исключен.
Чтобы внедрить такую систему, необходимо приобрести платформу и аппаратные средства для ее установки. Если она будет использоваться на уровне двух или больше компаний, то понадобится оператор. Он контролирует основные операции с документами, не допускает различных ошибок.
Среди основных требований к системе электронного документооборота можно выделить:
• она должна быть совместима с компьютерным оборудованием, на которое будет установлена программа;
• интерфейс системы должен быть простым и интуитивно понятным, чтобы у пользователей не возникло сложностей;
• должна присутствовать возможность самостоятельного администрирования или же привлечение аутсорсеров.
Cистема электронного документооборота обеспечивает эффективную и стабильную работу любой организации. С их помощью можно проводить основные операции с документами, не сталкиваясь с проблемами и сложностями.
Основные преимущества систем электронного документооборота
Это инновационное решение, которое стало отличной заменой бумажным документам. Среди наиболее важных преимуществ систем электронного документооборота можно выделить:
• Упорядочивание проводится в автоматическом режиме. Каждый файл получает уникальный номер, так что повторы полностью исключены.
• Работа станет оперативной. Вам не нужно нести выписку или же справку в отдел, который расположен на верхнем этаже. Также не придется тратить время на поездки по филиалам, разбросанным по всему городу.
• Возможность отслеживания. Вы можете проверить, где находится отчет, в любой момент. Будет доступна информация о создателе документа и другие данные. Помимо этого, предусмотрена функция восстановления, так что ничего не потеряется.
• Разнообразие версий. Программы поддерживают неограниченное количество разных версий. При редактировании файл автоматически сохраняется.
• Эффективное планирование. Вы можете задавать порядок, а также сроки отправки или поступления интересующих вас файлов.
• Круглосуточный удаленный доступ. Вам удастся открывать презентации и брифы, вне зависимости от того, в какой точке земного шара вы находитесь.
• Оперативный поиск. Достаточно ввести ключевые слова в соответствующую базу, чтобы найти нужный документ. Процесс займет всего несколько секунд, так что продуктивность труда возрастет.
• Экономия денег. Вам не придется регулярно тратиться на распечатку. Расходы организации значительно сократятся.
Использование электронного документооборота обязательно в соответствии с законодательством, если речь идет о компаниях, которые работают с маркировкой продукции. Системы позволят быстрее справляться с основными задачами в абсолютно безопасных условиях.